Když ve slušné společnosti vyslovíte větu: „Měli bychom si nastavit procesy“, následují dvě nejčastější reakce: panika a nezájem. Ti první si vždy vzpomenou, že ještě mají nevyřízené úkoly, které najednou nepočkají a nechají vás stát uprostřed zasedací místnosti i s vaší řečí o procesech. Ti druzí se vás budou ptát, jestli náhodou nemáme na práci důležitější věci než řešit nějaké procesy.

Ano, zvládnout toto téma není úplně jednoduché. Za ta léta praxe jsme se však již naučili, že právě dobré zvládání procesů je klíčem k pokroku, a to nejen agentury, ale v podstatě každého úspěšného podniku.

A co jsou to ty procesy?

Když se řekne „proces“, většinu lidí první napadne soudní proces. No co, žijeme v takové době. 🤷🏻‍♂️

Primárně však slovo proces znamená uspořádanou posloupnost kroků, která je předvídatelná a vede k jistým očekávaným výsledkům. Například obouvání bot. Kterou si obouváte jako první: levou či pravou? Zdá se vám to jako zvláštní otázka? Můžete si však být jisti, že v drtivé většině případů začínáte stejnou nohou. Je to proces, který jste si osvojili v dětství a on vás zbavuje každodenního dilematu: „Jak se nyní obuji?“

Váš život funguje tak dobře právě proto, že ráno se umíte obléct, vyřešit si hygienu a vyrazit do práce, aniž byste o tom museli dlouho uvažovat.

I řízení do práce je sled jistých kroků, které umíte uplatnit ve správnou dobu tak, že za necelou minutu se z parkoviště dostanete na šestý rychlostní stupeň a 90kilometrovou rychlost. Jednoduše a bez přemýšlení. To je rozdíl mezi vámi a člověkem, který se právě učí řídit: „Takže plyn, spojka, ruka na páku, zpátečka, zařadím, jeden pedál pouštím a druhý mačkám, a došlap…“ 💥🚗

„Mhm, takže ty firemní procesy…“

…ano, pardon. Firemní procesy jsou pracovní podobou našeho běžného života. Jsou to činnosti, které jsme se naučili dělat opakovaně správným způsobem tak, že bez velké námahy vedou k očekávaným cílům.

Například maily. Když s lidmi komunikujete na pravidelné bázi, zjistíte, že některé věci fungují lépe než jiné. A tak si zvyknete, že na úvod se pozdravíte a poté uvedete problém. Při odpovědích pro klienta máte na mysli to, že tón mailu má být pozitivní. Text formátujete na menší odstavce, aby se snáze četl, a tak dále.

Nebo příprava content plánu. Nový social media manager tráví velkou část dne přemýšlením o tom, jak to udělá. Zkušený „socialista“ jde krok za krokem podle nepsaného (nebo psaného) manuálu, díky čemuž dokáže vytvořit content plán rychleji, kvalitněji a s menší námahou.

Takových malých procesů jsou ve firmě stovky. Vytvoření content plánu je jedním z nich. Odeslání na klienta, komunikace s ním a zapracování připomínek je dalším. A zase jiným procesem je následné publikování příspěvku a jeho placená propagace. Reporting je proces. Firemní porada je proces. Nastavení analytických nástrojů je proces.

Všechno je proces!!!

Procesy jsou pro firmu životně důležité

A právě procesy jsou zlomovým bodem, na kterém poznáte, nakolik je firma profesionální, schopná, chytrá a v konečném důsledku efektivní. Možná byste mohli namítat, že kvalitu firmy přece určují její zaměstnanci a jejich profesionalita. Souhlasím.

V čem se ale liší profesionální zedník od amatéra? V tom, jak umí bez váhání určit, co má v dané chvíli dělat, jaký nástroj použít či jaká posloupnost kroků povede k výsledku. Specialista je specialistou díky skvěle zvládnutým procesům. Chcete-li mít firmu plnou profesionálů, podívejte se, jak zvládají procesy. Ti, kteří mají „zmáklý“ time management, komunikační postupy a management práce, se velmi pravděpodobně řadí mezi vaše top zaměstnance.

I v agentuře jsme tento princip nejprve museli objevit, přijmout ho a začít jej respektovat, ale poté začal rychle přinášet ovoce. Když se zaměříte na správné procesy, věci brzy začnou fungovat správně.

Které firemní procesy jsou nejdůležitější?

Firemní procesy fungují na různých úrovních. Existují procesy, které provádí jednotlivec během svého běžného provozu (kontakt s klientem, pravidelné kontroly). Jiné procesy se starají o správné fungování týmu (porady, briefingy, zadávání úkolů, accounting). A pak existují situační procesy, tedy pravidla pro konkrétní situaci (například správné spuštění komunikace pro nového klienta).

Patří tam kontrola konkrétního firemního profilu, nové komentáře a recenze, na které „socialista“ poodepisuje. Také se kontrolují publikované příspěvky, jakož i to, zda správně běží placená propagace u jednotlivých příspěvků – a k tomu několik dalších věcí.

Samozřejmě, že takový socialista by tyto kroky měl absolvovat stejně. My jsme však tento proces pojmenovali, zautomatizovali – a ano, i vynutili. 💪 Všechno tak najednou funguje snáze a problémů je mnohem méně. Když to totiž děláte každé ráno, je mnohem menší šance, že si nějakého problému nevšimnete několik dní.

Co oko nevidí… o to se zakopává

James Clear hovoří v knize „Atomové návyky“ o tom, že pokud si nějakou věc chcete opravdu osvojit, potřebujete ji mít na očích. Chcete cvičit? Zavěste si na skříň kalendář a pište do něj velkými čísly, kolik jste odcvičili a kolik vám ještě chybí. Chcete méně jíst? Dejte si velké oznámení přímo do chladničky.

80 % vnějších informací totiž přijímáme prostřednictvím zraku. Pokud se na to díváte, dostává se to do vašeho nitra. A pokud vám záleží na tom, aby lidé ve firmě rostli ve zvládání důležitých procesů, postavte jim je před oči tak, aby se jim nemohli vyhnout.

Když jsme tedy chtěli, aby v našem kanclíku všichni rozuměli základním procesům, nechali jsme je grafikem připravit na tabule, které jsme následně rozvěsili v místnostech. Dozvíte se z nich, jaké vlastnosti má náš ideální kolega, co zkontrolovat během ranní rutiny, na jaké deadliny si dát pozor atp.

Jak to funguje?

Výborně. Především jsme našemu týmu přinesli před oči důležité věci, na které musí myslet, díky čemuž minimalizujeme chyby v procesech. Také jsme tím usnadnili práci sobě – už nemusím na všechno dávat tak velký pozor, protože míra sebekontroly každého z našich specialistů je objektivně vyšší. A dosáhli jsme tím ještě jednu velmi důležitou věc.

Zaměřili jsme pozornost na význam procesů. Každý, kdo se pokoušel zavést v práci nový nástroj, změnit chování týmu či otestovat nový způsob fungování, na to už narazil. Lidé nemají rádi změny, pokud sami nezažijí, že změna může nastat i k lepšímu. Takové nenápadné změny k lepšímu však lidé rádi přijmou, a pak vám dovolí, abyste změnili i něco více.

Suma sumárum:

Chcete-li růst, investujte do procesů. Definujte důležité procesy. Postavte je na viditelné místo. Najděte způsob, jak přinést malé pozitivní změny pro váš tým. Potom na tom stavte.

A ať vám procesy zlepší život! 👌